Neuheiten Benutzeroberfläche

1.1 Für jeden Mitarbeiter die richtige Ansicht

Die neue Benutzeroberfläche ist das Highlight von FlowFact 2012. Die Oberfläche ist zur Steigerung der Produktivität auf ein Minimum reduziert. Benutzer sehen nur die Funktionen, die sie brauchen. Wenige Klicks und intuitive auffindbare Funktionen sparen Zeit und sorgen für optimale Übersichtlichkeit. Die neue horizontal sichtbare Multifunktionsleiste (Ribbonbar), ist eine Kombination aus Menü und Symbolleiste, die aus Microsoft Office 2010 bekannt ist. Die Funktionen in der Ribbonbar sind thematisch nach den Bereichen Sales, Office, Geschäftsführung und Administration gruppiert. Die Ribbonbar eines Sales-Mitarbeiters enthält Funktionen wie „Objekt auf Facebook posten“ oder „Offene Anfragen“. Die Ribbonbar eines Geschäftsführers enthält „Bussiness-Report“, „MaklerCockpit“ und „Mitarbeiterübersicht“.

1.2 Navigieren, um schneller zu Ergebnis zu kommen

Der links eingeblendete Navigator dient dazu, dass sich jeder Benutzer seine individuellen Favoriten, wie Adressen, Aktivitäten, Objekte, Cockpit, Kalender und Lieblingsfunktionen einblenden kann. Dadurch wird die Eigenorganisation vortrefflich unterstützt und man ist schneller und produktiver in seiner Arbeit.

Neuheiten Adressfenster

2.1 Ein Adressfenster und alles im Blick

Das Adressfenster als zentrales Element der FlowFact CRM Software wurde neu gestaltet. Viele Informationen, bei denen vorher das Fenster verlassen werden musste, werden nun direkt angezeigt. Herausragend ist, dass jetzt mit der Adresse auch die letzten zehn Aktivitäten aus der Historie angezeigt werden. Ein kurzer Blick genügt, um für das Telefonat kompetent vorbereitet zu sein.
Rechts neben der E-Mail-Adresse wurde ein Button eingefügt, mit dem direkt aus der Adresse eine E-Mail erzeugt werden kann.
Für mehr Übersichtlichkeit genügt ein Klick, und Adresshierarchien werden ein- oder ausgeklappt. Informationen, die nur in seltenen Fällen benötigt werden (z.B. Postfach), sind in den Hintergrund getreten. 

 2.2 Weniger Zeit durch neue Adressverlinkungen

Die Verknüpfung von Informationen von einer Adresse zu einem Projekt, einem Objekt oder einer Akte ist wichtig, für Aktivitäten nachvollziehen und auswerten zu können. Der Vorgang des verknüpfens wird zeitlich verkürzt, denn der jeweilige Adresslink zeigt nicht nur den Nachnamen an sondern auch den Vornamen. Das ist ein Vorteil bei Adressen, wie Familien mit demselben Nachnamen.

2.3 Qualitätssteigerung der Adressdaten mit dem DublettenManager

Mit dem DublettenManager wird auf einfache Weise die Qualität des Adressbestandes verbessert. Die Sorgfalt und Pflege der Adressqualität obliegt meist mehreren Mitarbeitern. Mit FlowFact 2012 sind nicht nur die Administratoren berechtigt den DulettenManager anzuwenden sondern auch weitere Mitarbeiter. Es sind die Mitarbeiter berechtigt, die auch das Recht die Funktion „Global ändern“ haben, auszuführen.

Neuheiten Kalender

3.1 Termine spielend im Griff

Es ist ein Vergnügen, mit dem neuen Kalender zu arbeiten. Vertriebsmitarbeiter freuen sich, dass sie rechts neben der großzügig dargestellten Wochenansicht auch die folgenden sechs Monate im Blickfeld haben. Die Monatsansicht stellt wunderbar dar, an welchen Tagen bereits Termine eingetragen sind. Raffiniert lassen sich in der 2-Wochen-Ansicht die Termine über Wochengrenzen hinweg verschieben.
Über die Funktion „Mein Kalender“ wird die persönliche Ansicht wieder dargestellt. Externe Termineinladungen aus Outlook oder dem Google Kalender werden jetzt per Mausklick importiert. Ebenso können Termineinladungen aus FlowFact heraus versendet werden, die Interessenten, Kunden und Kollegen in ihre Kalender importieren können.

Neuheiten Objektfenster

4.1 Neue Ansicht sorgt für weniger Klicks

Bei der Arbeit mit Adressen, Aktivitäten oder auf der Objektebene kann man jetzt noch schneller die Datensätze verknüpfen, denn es werden jeweils die letzten zehn aufgerufenen Datensätze zur Verknüpfung angezeigt.

 4.2 Professioneller Auftritt mit neuen Vorlagen

Die Zeit für die Erstellung bis zur Versendung der Korrespondenz wird wesentlich verkürzt, indem im FlowFact 2012 eine Vielzahl von unterschiedlichen Word- und HTML-Vorlagen mitgeliefert werden. Die passenden Word- und Excel-Vorlagen werden in der Multifunktionsleiste angezeigt und ausgewählt. Dabei werden jeweils nur die Word- und Excel-Vorlagen aufgelistet, die in den jeweiligen Kontext passen. Alle Vorlagen sind aufeinander abgestimmt und ergeben einen einheitlichen professionellen Unternehmensauftritt.

Übersicht der neuen bzw. überarbeiteten Vorlagen:

4.3 Facebook als weitere Vermarktungsplattform

Facebook ist mittlerweile ein wichtiger Kommunikationskanal für Privatpersonen und Unternehmen geworden. Hier sprechen Menschen miteinander, tauschen sich aus und empfehlen Produkte, Leistungen und Immobilien weiter. Mit der neuen Facebook-AddIn können bequem auf Knopfdruck die Immobilienangebote inklusive Bildern auf die Fanpage in Facebook übertragen und veröffentlicht werden. Damit sorgt man dafür, auch hier Interessenten und Auftraggeber kennenzulernen.

4.4 Schnittstelle zu EuroKaution

Eine Kaution zu zahlen oder zu verwalten war gestern – heute arbeiten Mieter und Vermieter mit der Kautionsbürgschaft von der EuroKaution. Das hat unschlagbare Vorteile. Der Mieter ist weiterhin „flüssig“ um Investition für seinen Umzug zu tätigen. Für den Verwalter entfallen viele Arbeitsschritte, die die Verwaltung betreffen. Der Makler profitiert, davon dass er noch während des Mietvertragsabschlusses die Kaution anfordern kann und den Mieter und Vermieter glücklich macht. Durch die Schnittstelle zwischen FlowFact 2012 und der Eurokaution wird die Kautionsbürgschaft in wenigen Minuten beantragt und genehmigt. Es macht keine Arbeit, denn die Daten vom Mieter, Vermieter und dem Objekts sind in FlowFact gespeichert und werden per Schnittstelle an Eurokaution übertragen.

Die Kautionsbürgschaft wird empfohlen von der ARD-Verbrauchersendung "Ratgeber Geld". Die Schnittstelle ist nur in Deutschland verfügbar. www.eurokaution.de

4.5 Schnittstelle zu Ten2Click

Mit der Bewertungssoftware „TEN2CLICK“ des Kooperationspartners Sprengnetter Immobilienbewertung GmbH können treffsicher in wenigen Minuten Immobilienbewertungen oder der Markt- und Beleihungswert einer Immobilie ermittelt werden. Beide Softwarelösungen sind mittels einer Schnittstelle verbunden. Dadurch ist der Immobilienvermittler in der Lage, ohne doppelten Datenpflegeaufwand Immobilienbewertungen in wenigen Minuten zu erstellen. www.sprengnetter.de

4.6 Partner auf der Homepage anzeigen

Auf der Homepage werden neben den Objektangeboten, Gesuchen, Referenzen nun auch die Kooperationspartner angezeigt. Eine Einstellung im FlowFact-Webserver genügt und auf der Homepage erscheint der Menüpunkt „Partner“ mit den zugehörigen Partnerinformationen. Das Impressum wird ab sofort auch als einzelner Menüpunkt übertragen und dargestellt.

Realisierte Kundenwünsche: Weitere Neuheiten

5.1 Autotexte sorgen für schnelleres Arbeiten

In der täglichen Kommunikation werden häufig Texte immer wieder verwendet. Dann ist es besonders bequem, wenn diese wiederkehrenden Textpassagen als „Autotexte“ gespeichert werden und auf Knopfdruck wieder abrufbar sind. Als „Autotexte“ können die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen + Name“ oder ganze Sätze angelegt werden. Je mehr Autotexte gespeichert werden, um so schneller ist eine E-Mail oder interne Nachricht geschrieben.

Kürzere Suchzeiten beim Verknüpfen

Die Zeit für die Erstellung einer Verknüpfung beispielsweise zwischen einem Objekt und einer Adresse wird wesentlich verknüpft. Die Verknüpfung beginnt mit der Eingabe eines Suchwortes und wenn das Suchwort dazu führt, dass die Ergebnisliste sehr lang ist, dann kann man jetzt über den neu eingebauten Filter die Suche konkretisieren und die Ergebnisliste passt sich sofort an.

5.3 Die Wiedervorlage als Werkzeug zur Selbstorganisation

Die Wiedervorlage ist das Werkzeug, zur Selbstorganisation jeden Mitarbeiters.  Hier werden eingehende E-Mails, Faxe, Termine, ToDo´s, Mitarbeiternachrichten, Merkzettel und Aufgaben angezeigt. Jeder führt seine Wiedervorlage individuell nach verschiedenen Prioritäten. Für eine Urlaubsvertretung oder wenn Vertriebs- oder Geschäftsführerassistenten mehrere Mitarbeitervorlagen im Überblick haben müssen, bietet FlowFact 2012 jetzt die Möglichkeit bis zu fünf Vorlagen in der Multifunktionsleiste abzuspeichern.

5.4 Per Mausklick Daten ändern

Mit der Funktionen „Global ändern“ werden auf einfachste Art und Weise eine Vielzahl an Daten oder Aktivitäten einheitlich global ändert. Diese Funktion wird verwendet, wenn beispielsweise einer größeren Anzahl von Adressen ein weiteres Merkmal hinzugefügt oder entfernt werden soll. Anwendung findet „Global ändern“ auch, wenn in der Wiedervorlage unzählige Spammails eingegangen sind und diese mit einem Klick gelöscht werden sollen. Zusätzlich können auf der Aktivitätenebene der Ort und Betreff sowie auf der Objektebene die Art „Kauf/Miete“ global geändert werden. Darüber hinaus ist es nun möglich auch Benutzer und Benutzergruppen hinzuzufügen oder zu ersetzen.

5.5 Neue Aktivitäten-Vorschau für mehr Übersicht

Eine Aktivität in FlowFact ist ein einzelner Datensatz mit Angabe von Datum und Uhrzeit, die eine E-Mail, ein Termin, Nachricht, Rechnung, Telefonat, ein Provisionsnachweis usw., sein kann. Mehrere zeitlich aufeinander folgende Aktivitäten bilden ein Kunden-, Objekt- oder Projekthistorie. Neu ist, dass man bei der Aktivität „Termin“ mit nur einem Klick den Ort in der Aktivitätenvorschau erkennen kann. Weiterhin ist in der Aktivitätenvorschau der direkte Link zu GoogleMaps, nutztbar.

5.6 Dokumente direkt ablegen und verknüpfen

Das Einfügen von bestimmten Platzhaltern in eine Dokumentenvorlage sorgt dafür, dass automatisch das Dokument mit dem richtigen Objekt verknüpft und gespeichert wird.

5.7 Neue Zugriffsrechte für bessere Informationsdarstellung

Werden im FlowFact Objekthierarchie, Adresshierarchie und Projekthierarchie mit Zugriffsrechten versehen, d.h. nur eine Person oder eine bestimmte Personengruppe darf Informationen sehen und bearbeiten, wird jetzt nur noch der Text „Keine Leseberechtigung“ angezeigt.

5.8 MS Office 2010 kompatibel

FlowFact 2012 ist mit Mircosoft Office 2010 kompatibel. Die Erstellung von PDF-Dokumenten erfolgt direkt mit Office 2010. Das hat den Vorteil, dass keine weiteren Softwareprogramme wie beispielsweise FreePDF benötigt werden. Die neue Funktion ist verwendbar, wenn Briefe, Verträge oder Offerten über Wordvorlagen erstellt werden. Für die Funktion „Anhänge in pdf konvertieren“ ist weiterhin ein zusätzlicher PDF-Drucker erforderlich.

5.9 Darstellung der Umsatzsteuer-ID und Gewerbeerlaubnis

Die Firmenangaben wir Umsatzsteuer-ID und Gewerbeerlaubnis sind Informationen, die im Impressum auf der Homepage oder in der Korrespondenz erscheinen. Getreu dem Motto „einmal eingeben“ und allen Stellen per Klick verwenden, sind für diese Angaben zwei Platzhalter in den Grundeinstellungen schaffen worden.

5.10 AutoReply – Jetzt mit Erinnerungsfunktion

Für Zeiträume, wie Urlaub oder Geschäftsreisen in denen keine E-Mails empfangen, nicht beantwortet oder durch Kollegen bearbeitet werden, wird ein „AutoReply“ eingerichtet. Beim Wiederstarten von FlowFact wird man automatisch daran erinnert, dass die automatische Abwesenheitsnotiz noch aktiviert ist.

5.11 Erweiterung der Aktivitäten-Liste für mehr Transparenz

Die Liste der Aktivitäten wurde um die Spalten „geändert von“ und „Besitzer“ erweitert. Daraus resultiert, dass die Historien zu einer Adresse oder einem Objekt vollkommen transparent gestaltet sind.

5.12 Komfortable Vorgangsverknüpfung

Viele Aktivitäten werden als „Vorgänge“ verknüpft und zusammengefasst. Das ermöglicht einen schnellen und besseren Überblick über eine größere Anzahl von aufeinander folgende Aktivitäten. Seit der Vorgängerversion ist es möglich, sich Aktivitäten, die als Vorgang verknüpft werden sollen „zu merken“. Damit die Vorgangserstellung noch schneller wird, steht diese Funktion nun auch im Menü der rechten Maustaste bei dem „Übergeordnet-Link“ von Aktivitäten zur Verfügung.

Technische Neuheiten

• Der Maildienst unterstützt SSL bei SMTP, IMAP und POP. Die Daten werden beim E-Mail-Verkehr SSL-verschlüsselt übertragen und sind für Aussenstehende nicht einsehbar.
• Die FlowFact CRM Software ist zertifiziert für Windows 7, Windows Server 2008 R2, MS-SQL Server 2008 R2.
• Die FlowFact AG ist Mircosoft Goldpartner als ISV (Indepentent Software Vendor).
• Exchange 2010
   

Abkündigungen

Nachfolgende Funktionen sind nicht mehr verfügbar bzw. werden nicht weiterentwickelt:

• Audiorekorder
• PalmPilot Schnittstelle
• Server Connex und Notebook-Connex
• Manueller Connex funktioniert nicht mehr mit dem Features"Friendlisting"
• Outlook-Synchronisation 2000
• IS24 Converter
• GroupWiseSync
• DDE-Platzhalter (Kunden, die die dennoch nutzen, können sich diese über "Meine Funktionen" in die Oberfläche ziehen oder über benutzerbezogene Profilanpassung)
• Friendlisting
• Stamp-It